Канцтовары — штука коварная. Сначала вы просто покупаете ручки и блокноты. Потом появляются степлеры, маркеры, стикеры всех цветов радуги, скобы к степлерам (но не к тому, который есть), ластики, папки, дыроколы… И вот вы уже не можете найти ни одной целой ручки, а накладные печатаются на листах с рисунками «для детей сотрудников».
Пора навести порядок. А начинается всё — с грамотной классификации.
Зачем вообще всё это нужно?
• Чтобы не искать по офису «нормальную» ручку 15 минут.
• Чтобы понимать, что заканчивается и что пора докупить.
• Чтобы не покупать по 5 упаковок скоб «на всякий случай».
• Чтобы каждый сотрудник знал, где что лежит (и туда же потом всё возвращал).
Как классифицировать канцтовары с умом
1. Посчитайте, что у вас уже есть
Сначала сделайте ревизию. Какие канцтовары у вас в наличии? Что используется регулярно, а что валяется в шкафу с 2013 года?
2. Разбейте на крупные категории
Например:
• Письменные принадлежности (ручки, карандаши, маркеры, фломастеры)
• Бумажная продукция (блокноты, тетради, бумага для принтера, стикеры)
• Хранение и организация (папки, файлы, скоросшиватели, лотки для бумаги)
• Офисная техника и расходники (степлеры, дыроколы, скобы, батарейки)
• Прочее (клей, ножницы, линейки, канцелярские кнопки)
3. Создайте подкатегории
Например, в «Письменных принадлежностях» можно сделать такие подгруппы:
Шариковые ручки
Гелевые ручки
Маркеры для доски
Текстовыделители
Карандаши и грифели
Чем точнее структура — тем проще искать и учитывать.
4. Используйте метки
Цветные наклейки, стикеры, коды, даже простая маркировка коробок — всё это спасает от хаоса. Главное — чтобы было понятно с первого взгляда.
5. Автоматизируйте учёт
Если у вас крупный офис или склад, заведите простую Excel-таблицу или, лучше, учётную систему. Она поможет отслеживать запасы и планировать закупки, а не жить по принципу «О, опять закончились стикеры».
Несколько лайфхаков
• Не усложняйте классификацию — структура должна быть понятной даже стажёру.
• Пересматривайте список раз в квартал — канцелярия тоже живёт и умирает.
• Введите «ответственного за канцтовары» — это избавит от бесконечных “А кто последний брал клей?”
• Распечатайте краткую инструкцию с названиями категорий — и повесьте рядом с полкой или шкафом.
Вывод
Канцтовары — не мелочь, если они везде. Но и не катастрофа, если у вас есть чёткая система. Немного усилий — и вы больше не услышите: «А где нормальная ручка?» или «У нас закончилась бумага, печатать нечего».
Организованный шкаф с канцтоварами — как чистый рабочий стол: дышать легче. Начните с малого — и порядок придёт сам.